Área de Gestión Administrativa

Área de Gestión Administrativa de la UGEL Espinar

Jefatura AGA

Econ. Kevin Mario Quispe Hidalgo

974444287

aga@ugelespinar.edu.pe / kef1991@outlook.com

Está representado por el Director de Sistema Administrativo II. Depende del Director de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar y desempeña las siguientes funciones:

Funciones:

  1. Planificar, organizar, coordinar y evaluar las actividades que realizan las Unidades funcionales a su cargo.
  2. Coordinar con la Dirección de Gestión Institucional en la formulación del Presupuesto Institucional de apertura (PIA) y presupuesto Institucional Modificado (PIM) para cada ejercicio presupuestal, de la Sede y ámbito jurisdiccional.
  3. Calificar diversos expedientes para ser derivadas a las Direcciones y Unidades dentro de la sede Institucional.
  4. Coordinar diversas acciones administrativas con el Director de la Unidad Ejecutora 310 de Educación, Directores de Sistemas, Jefes de Unidad.
  5. Revisar y visar los proyectos de Resoluciones sobre diversas acciones de personal, tesorería, pensiones, remuneraciones, abastecimiento, etc.
  6. Autorizar los pagos a cuenta de los fondos, para pagos en efectivo.
  7. Verificar las conciliaciones Bancarias y Extractos Bancarios.
  8. Participar en las Comisiones de licitación pública, concurso público de precios y de adquisiciones directas.
  9. Verificar los expedientes calificados, clasificados, revisados por los especialistas y técnicos.
  10. Coordinar con los Directores de los Centros y Programas Educativos la distribución de recursos, bienes y servi­cios.
  11. Conformar diversas comisiones de trabajo, designados por el Director de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
  12. Organizar e implementar las acciones de seguridad, mante­nimiento y conservación de las instalaciones equipos y materiales de la sede Institucional.
  13. Adecuar, orientar, coordinar y supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos de los sistemas a su cargo y recomendar las medidas correctivas.
  14. Revisar y firmar los documentos del proceso de adquisiciones formulados por el especialista en Abastecimiento
  15. Revisar y firmar los órdenes de servicio, órdenes de compra, acta de Buena Pro.
  16. Revisar y firmar los inventarios de bienes muebles e inmuebles y suministros diversos formulados por el Área de Control Patrimonial.
  17. Organizar e implementar las acciones de seguridad, mantenimiento y conservación de las instalaciones, equipos y materiales de la Sede de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
  18. Revisar y firmar la información contable, estados financieros y Presupuestario mensual y de cierre anual.
  19. Revisar y firmar los informes de ejecución del gasto, y propuestas de modificación presupuestaria, calendarios de compromiso.
  20. Revisar y firmar cheques de remuneraciones, encargos, bienes y servicios
  21. Autorizar los gastos de los fondos para pagos en efectivo.
  22. Revisar y firmar planillas de viáticos y bolsa de viaje
  23. Coordinar con la entidad Bancaria sobre los pagos de remuneraciones y pensiones de acuerdo al cronograma de pagos.
  24. Firmar el programa de Declaración Telemática efectuado por los técnicos y presentados a la SUNAT.
  25. Firmar las tarjetas de asistencia del personal que sale en comisión de servicio.
Secretaría AGA

MIlagros Ala Pachacutec

954305860

malapachacutec@gmail.com

Funciones:

  1. Recepción y derivación de documentos por el sistema SINAD.
  2. Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación a los diferentes equipos del área.
  3. Cautelar y mantener actualizado el archivo y los documentos que ingresan.
  4. Preparar el despacho de la documentación para la atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento pertinente.
  5. Prepara l agenda con la documentación pendiente para la firma y despacho respectivo.
  6. Elaboración de Oficios, Memos, Acta de Jefatura.
  7. Realizar trámite de viáticos y de movilidad para las diversas comisiones.
  8. Solicitud de bienes y distribución de útiles de oficina a los diferentes equipos.
  9. Administrar las comunicaciones telefónicas y de consultas de la Jefatura, manteniendo el directorio telefónico actualizado, coordinando las reuniones y citas respectivas.
  10. Redactar documentos varios de acuerdo a las necesidades del área.
  11. Realizar el fotocopiado, impresión y anillado de documentos varios.
  12. Orientar y atender a las personas que acudan a la oficina con rato amable y diligente
  13. Otras actividades que asigne la Jefatura
Jefe de Unidad de Personal

Prof. Ceferino Peña Canales

952339147

cpea2016@hotmail.com

Depende del Director del Sistema Administrativo II del Área de Administración y cumple las siguientes funciones:

Funciones:

  1. Planificar, organizar, controlar, supervisar y evaluar las actividades relacionadas al aspecto laboral con el personal en el ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
  2. Conducir, ejecutar, evaluar y supervisar el cumplimiento de las acciones de personal referidas a ingreso y desplazamiento de personal, capacitación, Control de Asistencia y permanencia del personal, evaluación del Comportamiento laboral del personal docente y administrativo de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
  3. Calificar los expedientes ingresados y revisar los proyectos de Resolución que formulen los técnicos de Personal de la Sede.
  4. Participar en las acciones de evaluación del comportamiento laboral, proponiendo las directivas y procedimientos correspondientes para su ejecución.
  5. Supervisar y coordinar la aplicación de los procesos técnicos de personal en la jurisdicción de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
  6. Participar en las comisiones en la que se le designe.
  7. Asesorar al Director de la Oficina de Administración en acciones de su competencia.
  8. Coordinar con la Dirección de Gestión Institucional las acciones para la formulación del PAP y CAP.
  9. Formular el Rol de vacaciones del personal de la Sede de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
  10. Otras funciones de su competencia que le asigne el Director.
Técnico Administrativo I

Florencio Quispe Imata

999499180

fiq@hotmail.com

Funciones:

    Abastecimiento

    Franclin Fuentes Chura

    985267482

    franantonio10-2016@hotmail.com

    Depende del Director del Sistema Administrativo II del Área de Administración y desempeña las siguientes funciones.

    Funciones:

    1. Dirigir y coordinar la formulación, recepción, consolidación y evaluación de los cuadros de necesidades de la Sede Institucional, y del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
    2. Revisar y autorizar la tramitación de las solicitudes de cotización, cuadro comparativo de cotizaciones, órdenes de compra y de servicios, guías de internamiento, pedidos de comprobantes de salida y otros documentos relacionados con la Unidad.
    3. Formular el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo a lo establecido por Ley.
    4. Revisar y controlar la calidad de bienes que se adquieren.
    5. Participar en las comisiones de licitación pública y de concurso de precios, para adquirir bienes de capital y otros que se asigne.
    6. Supervisar y asesorar a las Instituciones Educativas, en asuntos relacionados con el Sistema de Abastecimiento.
    7. Mantener actualizado el registro de Proveedores para el control Institucional.
    8. Controlar la dotación de combustibles y lubricantes a los vehículos de la Sede Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar, así como las salidas e ingresos de los mismos, dando cuenta a la Dirección.
    9. Verificar, evaluar y autorizar los pedidos comprobantes de salida PECOSA de los usuarios.
    10. Integrar en la comisión de distribución de Materiales Educativos procedentes de los diferentes programas del Ministerio de Educación así como la entrega del mobiliario escolar y otros bienes de activo fijo.
    11. Llevar el control de mantenimiento de bienes (vehículos, mobiliario y equipos de oficina) y verificación y control de prestaciones de Servicios (agua potable, luz eléctrica y teléfono) así como el mantenimiento y conservación del local Institucional.
    12. Programar y controlar la entrega de bienes a las Instituciones Educativas del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar y mensualmente a las Direcciones de la Sede Institucional.
    13. Revisar y firmar los documentos, órdenes de compra, NEA y otros.
    14. Otras funciones de su competencia que le encargue el Director.
    Almacén

    Flora Sevillanos Ninancuro

    918869203

    Depende del Especialista Administrativo I y desempeña las siguientes funciones.

    Funciones:

    1. Programar y controlar trimestralmente la entrega de bienes a las Instituciones Educativas.
    2. Controlar y verificar la conformidad de los artículos remitidos por los proveedores con las especificaciones de las órdenes de compra y realizar el almacenamiento.
    3. Revisar y firmar los documentos, órdenes de compra y otros.
    4. Elaborar la conciliación de la remesa de bienes recibidos.
    5. Elaborar la información contable en forma mensualizada para la integración correspondiente.
    6. Elaborar el consolidado y controlar la salida de bienes de las diferentes Oficinas de la Sede Institucional e II.EE. del ámbito.
    7. Emitir informe para dar de baja los materiales desactualizados.
    8. Registrar y mantener actualizadas las tarjetas de control visible de artículos almacenados e informar sobre la existencia física de los bienes de almacén.
    9. Preparar el inventario físico de existencia de bienes fungibles.
    10. Recepcionar, verificar, clasificar, y almacenar los artículos de acuerdo a las especificaciones de las órdenes de compra y nota de entrada de almacenamiento.
    11. Ejecutar y consolidar el calendario mensual de Bienes y Servicios.
    12. Llevar el control de Bienes y Servicios.
    13. Elaborar y remitir las solicitudes de cotización.
    Tesorería

    Lisbhet Choquenaira Tinta

    959344970

    lis_ct3@hotmail.com

    Depende del Director del Sistema Administrativo II del Área de Administración y desempeña las siguientes funciones.

    Funciones:

    1. Tramitar en el Banco de la Nación la apertura de Cuentas Corrientes, Tesoro Público, encargos y Recursos Directamente Recaudados.
    2. Gestionar y coordinar con la Unidad de Personal para la elaboración de la Resolución Directoral para el manejo de Fondos para pagos en Efectivo.
    3. Revisar los documentos sustentatorios para la fase del pago de remuneraciones como son: Planillas de pago, listado de cheques, listado de la cuenta Teleahorro, Resumen IBM de la Ejecución Financiera, asimismo firmar cheques de remuneraciones, Encargos, y otras cuentas corrientes.
    4. Elaborar la carta orden de pago en coordinación con el SIAF, Banco de la Nación, y Tesoro Público.
    5. Revisar los documentos sustentatorios para la fase del pago con recursos ordinarios y directamente recaudados por concepto de Bienes y Servicios como son: Factura, Boleta de Venta, Resoluciones, Declaraciones Juradas, Planillas de Viáticos, y firma de cheques correspondientes.
    6. Revisar la rendición documentada de fondos para pagos en efectivo para efectos de su reposición.
    7. Revisar planillas de pagos de las AFPs. y firmar cheques.
    8. Solicitar al Tesoro Público las anulaciones de cheques por diferentes motivos y reprogramación de los mismos.
    9. Revisar la Conciliación Bancaria.
    10. Revisar y firmar el Voucher de caja adjunto documentos sustentatorios del gasto y remitir a la Dirección de Administración.
    11. Controlar y firmar los recibos de Recursos Directamente recaudados.
    12. Efectuar control concurrente diario, coordinando el trabajo con el personal.
    13. Revisar las conciliaciones de las planillas de remuneraciones con los certificados de reembolso que emite ES-SALUD, firmar el acta de Conciliación del pago de subsidios.
    14. Revisar el informe mensual de Ingresos distintos a la fuente de financiamiento de recursos ordinarios.
    15. Otras funciones de su competencia que le encargue el Director.
    Contabilidad

    CPC. Hajaida Ccapa Huisa

    973279372

    yajaidach@gmail.com

    Dependen del Director del Sistema Administrativo II del Área de Administración y desempeña las siguientes funciones:

    Funciones:

    1. Dirigir, controlar y evaluar las actividades que se realizan en el equipo a su cargo.
    2. Desarrollar procesos técnicos proponiendo metodologías de trabajos, normas y procedimientos en el sistema de contabilidad.
    3. Supervisar la elaboración de la información contable financiera y de ejecución presupuestal de la institución
    4. Revisar y formular libros contables principales y auxiliares
    5. Visar y formular libros contables principales auxiliares
    6. Mantener actualizados los libros y registros contables de la institución
    7. Revisar libro de caja de las instituciones Educativas del Ámbito
    8. Revisar y Firmar las conciliaciones Bancarias de las cuentas corrientes
    9. Revisar y formar las conciliaciones de cuentas de enlace preparados por la oficina de tesorería
    10. Sustentar el balance de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar, ante los órganos rectores e instancias respectivas
    11. Brindar apoyo y asesoramiento en la formulación de información contable
    12. Coordinar y asesorar a las unidades de gestión educativa local
    13. Controlar la ejecución mensual del calendario de compromisos, coordinar con el Jefe de área de administración y de la Dirección de Gestión Institucional sobre el avance de la ejecución presupuestaria
    14. Realizar el control preventivo y concurrente administrativo y financiero de las obligaciones que se generan en la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar, tales como: ordenes de copra ordenes de servicio, planilla de remuneraciones, viáticos Fondo para pagos en efectivo, así como control previo de la ejecución de los gastos programados en los calendarios de compromisos según PC.
    15. Revisar la documentación contenida en las rendiciones de cuentas de encargos no significa conformidad de los mismos ya que estas estarán sujetas a su revisión posterior por parte de los órganos de control
    16. Fiscalizar las rendiciones de cuenta de encargos, fondo para pagos en efectivo, viáticos.
    17. Participar en la formulación de normas y/o directivas sobre los sistemas a cargo del Área de administración.
    18. Elaborar la información mensual d los estados financieros.
    19. Elaboración d la información semestral.
    20. Elaboración de la información anual de los estados financieros.
    21. Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el jefe de área de administración.
    Patrimonio

    Lic. Branco Salazar Mar

    920290755

    patrimonio@ugelespinar.gob.pe

    Depende del Especialista Administrativo I y desempeña las siguientes funciones:

    Funciones:

    1. Emitir informes para dar de baja a los materiales y equipos de oficina en desuso.
    2. Mantener actualizado el inventario físico de bienes muebles e inmuebles de las Instituciones Educativas del ámbito de la Unidad Ejecutora 310 de Educación - Espinar
    3. Recepcionar la conciliación y registro de Bienes Patrimoniales de acuerdo a lo establecido en Directivas de las Instituciones Educativas de la Unidad Ejecutora.
    4. Elaborar Directivas de actualización de Inventarios de Bienes Patrimoniales.
    5. Elaborar el Reglamento de altas y bajas de bienes
    6. Efectuar transferencias de bienes patrimoniales a II.EE.
    7. Elaborar la conciliación y depreciación de cuentas de activos fijos para la información contable.
    8. Recibir las donaciones de bienes efectuadas por otros.
    9. Verificar la existencia física de bienes patrimoniales de la Sede Institucional e Instituciones Educativas.
    10. Otras funciones de su competencia que les encargue el Especialista Administrativo I y la Dirección
    Escalafon

    Rosa Gabriela Quirita Mendigure

    963748016

    rquiritamendigure@gmail.com

    Dependen del Director Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:

    Funciones:

    1. Participar, dirigir y controlar el proceso de registro en las fichas escalonarías de las diferentes acciones de personal y llevar actualizado el archivo de las carpetas personales de servicios de las Instituciones Educativas y Sede Institucional.
    2. Verificar y firmar los informes escalafonarios decretos y proveídos que son emitidos para el otorgamiento de beneficios, bonificaciones y otros.
    3. Preparar informe mensual del personal que cumple 25 y 30 años de servicio, para el otorgamiento de la asignación correspondiente y disponer la proyección de resolución.
    4. Revisar las fichas escalafonarias sobre cómputo de tiempo de servicios y remuneración personal.
    5. Remitir informes escalafonarios solicitados por las Comisiones Permanentes de Procesos Administrativos u Órgano de Control Interno.
    6. Estudiar y calificar los expedientes que ingresa a la Unidad, para los respectivos informes escalafonarios de acuerdo a la naturaleza de cada expediente.
    7. Elaborar el informe para proyecto de Resoluciones para otorgamiento por tiempo de servicio
    8. Organizar y dirigir el proceso de apertura y reapertura de fichas escalafonarias y la actualización de las mismas.
    9. Preparar las fichas y legajo personal que son remitidos a las diferentes UGELs o Regiones donde son trasladados.
    10. Revisar la documentación que se remite a la ONP respecto a las observaciones a diferente documentación.
    11. Otras funciones de su competencia, que le encargue el Director.
    Nexus

    Oswaldo Bustamante Sumire

    974281422

    obs.8128@gmail.com

    Depende del Especialista Administrativo I y desempeña las siguientes funciones:

    Funciones:

    1. Participar en la revisión y análisis de documentos técnicos, referente al sistema NEXUS.
    2. Verificar la correcta aplicación de los procesos técnicos del personal que le competen.
    3. Mantener actualizado el Sistema NEXUS, con todos los movimientos del personal en base a las relaciones existentes
    4. Realizar los reportes correspondientes al Ministerio de Educación mensualmente.
    5. Presentar informe técnicos correspondientes a sus funciones.
    6. Proyectar las resoluciones de contrato que se le asigne, verificando la correcta aplicación de la normatividad legal vigente.
    7. Verificar la codificación de las plazas que están asignadas en cada institución educativa.
    8. Participar en la elaboración de documentos.
    9. Otras funciones que le asigne el jefe de administración.
    Remuneraciones y Planillas

    Prof. Florencio Huayanay Ccahuata

    958137968

    fhuayanay@hotmail.com

    Dependen del Especialista Administración I y desempeña las siguientes funciones:

    Funciones:

    1. Participar en la elaboración de las planillas de remuneraciones.
    2. Efectuar los cálculos mensuales para el procesamiento de las planillas de pago, ejecutando las resoluciones por diversos conceptos como bonificaciones, beneficios, cambio de nivel, contratos, nombramiento, encargos, etc.
    3. Depurar y mantener actualizadas las planillas de pago de remuneraciones del personal activo.
    4. Digitar las planillas de remuneraciones.
    5. Formular los proyectos de resolución por conceptos que afectan la planilla de pagos.
    6. Apoyar en la revisión de cheques y planillas antes de efectuarse el pago.
    7. Recepcionar las planillas de remuneraciones debidamente firmadas.
    8. Realizar las liquidaciones de descuentos mensuales efectuados en las Planillas de Pago.
    9. Llevar el control del archivo de planillas de pagos de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
    10. Depurar y revisar las liquidaciones de aportes a los sistemas pensionarios (D.S. Nº 20530, D.S. Nº 19990 Y D.L. Nº 25897 AFP).
    11. Elaborar constancias de pagos en sus diversas modalidades.
    12. Elaborar comprobantes de pagos para bonos de reconocimiento.
    13. Otras funciones de su competencia que le asigne el Especialista Administrativo I

    Remuneraciones:

    Dependen del Director del Sistema Administrativo II y desempeña las siguientes funciones:

    1. Conducir el procesamiento del Sistema único de Planillas (SUP) de Pago del personal activo del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar cautelando la ejecución de los descuentos de Ley y los aceptados por el trabajador, de acuerdo a las normas legales de orden presupuestal y del Sistema Único de Remuneraciones. Activos y cesantes.
    2. Actualizar, depurar y digitar datos en el Sistema Único de Planillas (SUP) el pago del personal activo nombrado, contratado y encargado, así como programar los descuentos judiciales del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
    3. Coordinar con los responsables de planilla para la programación y ejecución de los pagos ocacio0nales (CTS, GAS, subsidio por luto y gastos de sepelio y otros) del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar.
    4. Solicitar la Certificación de crédito Presupuestario a la Unidad Funcional de presupuesto para la ejecución de remuneraciones de personal, activo, nombrado y contratado para la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar
    5. Revisar Resoluciones con afectación presupuestal para registrar en SUP.
    6. Formular y firmar liquidaciones de pago para efectos de compensación por tiempo de servicios (CTS), Gratificaciones por años de servicios (GAS), subsidio por luto y gastos de sepelio y otras liquidaciones de los trabajadores activos del ámbito de la UE 310-Educación.
    7. Realizar el control de número de plazas presupuestadas y ejecutadas en base al CAP (NEXUS) y PAP del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Espinar – U.E. N° 310 de Educación Espinar en coordinación con el responsable de planillas y la Unidad funcional de presupuestos.
    8. Revisar y firmar los formularios de ejecución del gasto en forma mensual para su remisión a las Unidades de contabilidad, presupuesto y tesorería.
    9. Otorgar cese de pagos del personal reasignado y permutado.
    10. Revisar y firmar informes de liquidaciones, planillas mensuales, proyectos de resoluciones y créditos devengados.
    11. Revisar y firmar ordenes de pago, ceses de pago, constancia de remuneraciones, etc.
    12. Elevar el control de afiliaciones a los diferentes sistemas pensionarios, D.L. 20530, 19990 y AFPs.
    13. Otorgar constancias de Certificaciones de pagos al personal Cesante y activo.
    14. Otorgar constancias de descuento de la Ley 19990,20530 y AFP.